البضاعة التالفة والمرتجعة والمحجوزة: كيف تُعدّ وتُرفع في التقرير

في كل مستودع تقريبًا زاوية. تقف فيها كراتين مهروسة الحواف، وسلع عادت من عميل، ومنصّات وضعها أحدهم جانبًا «حتى يُبتّ في أمرها». هذه البضاعة ليست مخزونًا صالحًا للاستعمال، لكنها كثيرًا ما تبقى في الدفاتر بقيمتها الكاملة أو لا تظهر في السجلات إطلاقًا. وفي الحالتين يتشوه الرصيد: الأولى تضخّم ما يمكن بيعه، والثانية تجعل بضاعة موجودة تبدو نقصًا. والعلاج أن تُعطى هذه البضاعة حالة واضحة ومكانًا واضحًا وسطرًا خاصًا في التقرير.

ثلاث حالات مختلفة

• التالف: بضاعة لا تُباع كما هي. بعضها يمكن إصلاحه أو إعادة تعبئته، وبعضها يُباع بسعر مخفَّض، وبعضها خردة.
• المرتجع: بضاعة عادت من عميل أو متجر أو منصّة إلكترونية وتنتظر الفحص. وبعد الفحص قد تعود إلى المخزون أو تُصلح أو تُشطب.
• المحجوز أو في الحجر: بضاعة تُحفظ بمعزل بسبب مسألة جودة أو شك في الصلاحية أو نزاع مع المورّد أو مطالبة تأمين أو حجز رسمي. ولا يجوز أن تخرج دون إذن.

وتختلف الحالات الثلاث في من يملك أن يقرر مصيرها وفي ما يحدث بعد ذلك، فلا ينبغي أن تُجمع تحت كلمة واحدة مثل «معيب».

مناطق منفصلة وملصقات واضحة

أعطوا كل حالة منطقة معلَّمة خاصة بها، بعيدًا عن البضاعة القابلة للبيع، وبعلامات على الأرض إن أمكن. وألصقوا على كل منصّة أو كرتونة ملصقًا يبيّن الحالة وتاريخ وضعها جانبًا وسببه واسم من قرر ذلك. واستعملوا نظام ألوان متفقًا عليه سلفًا ومكتوبًا، ليقرأه أي شخص. وضعوا بضاعة الحجر خلف قفل أو على الأقل حبل، مع حصر الدخول في أشخاص مسمّين. وأخيرًا احتفظوا بسجل بسيط لكل منطقة يتضمن الصنف والكمية وتاريخ الدخول والسبب والقرار وتاريخ الخروج. والبائعون عبر الإنترنت يتلقون كثيرًا من المرتجعات كل أسبوع، وهذا السجل عندهم ليس اختياريًا. واكتبوا كذلك من يملك الإفراج عن البضاعة من كل منطقة: المدير للخردة، ومفتش مسمّى للمرتجعات، والمالك أو من يفوّضه لما هو محجوز. فالمنطقة التي لا قرار فيها لأحد تمتلئ ولا تفرغ.

عدّوها على حدة

أثناء العدّ سيروا منطقةً بعد منطقة وسجّلوا كل حالة وحدها. لا تدمجوا التالف بالسليم في سطر واحد، ولا تتركوه خارج العدّ لأنه «ليس لنا أن نبيعه». وصوّروا كل منطقة بتاريخ ظاهر واكتبوا السبب مقابل كل دفعة. أما القيمة فلا ينبغي أن تُحمل هذه البضاعة بتكلفتها الكاملة. أظهروا الكمية وتكلفتها الدفترية من جهة، وتقديرًا لما يمكن استرداده من جهة أخرى، مع بيان أنه تقدير. وطريقة إدخال التخفيض في الحسابات مسألة لمحاسبكم.

مثال (أرقام افتراضية)

تُظهر الدفاتر 1,000 قطعة من صنف واحد. ويجد العدّ 940 قطعة صالحة للبيع على الرفوف، و25 تالفة في زاوية، و30 مرتجعة تنتظر الفحص، و5 محجوزة بانتظار مطالبة مورّد. فبلا مناطق منفصلة يُقرأ العدّ 940 مقابل 1,000، أي نقصًا قدره 60. ومع سطور الحالات يقرأ التقرير: صالح 940، وتالف 25، ومرتجع 30، ومحجوز 5، والمجموع 1,000 وهو يساوي الدفاتر. لا شيء ناقص. والخبر الحقيقي مختلف: لا يمكن بيع إلا 940 من أصل 1,000، فالدفاتر تضخّم المخزون القابل للبيع بمقدار 60 قطعة.

قواعد للتقرير

• أعطوا كل حالة سطرها الخاص، بكميتها وسببها وعمرها.
• بيّنوا منذ متى تنتظر المرتجعات. فالمرتجعات التي تبقى أكثر من شهر تعني غالبًا أن لا أحد يملك القرار.
• انقلوا البضاعة القريبة من انتهاء الصلاحية إلى منطقة الحجز، واذكروا ذلك في التقرير.
• لاحظوا الأنماط، كصنف يرتجع مرارًا للسبب نفسه، فهي تدل على سبب خارج المستودع.

الخلاصة

البضاعة في الزاوية ما زالت بضاعتكم، وهي تستحق حالة ومكانًا وسطرًا. وتعدّ WarehouseDepo البضاعة التالفة والمرتجعة والمحجوزة بحسب حالتها وتعرضها منفصلة في التقرير، ليكون الرصيد الذي تقرؤونه هو الرصيد الذي تستطيعون بيعه فعلًا.