التحقق من معدات المستودع وأصوله الثابتة قبل الصفقة
الرافعات والرفوف والأجهزة تظهر في سجل الأصول، لكن هل هي موجودة وتعمل ومملوكة وغير مرهونة؟ طريقة موجزة لمطابقة القائمة بما على الأرضية.
حين تشترون نشاط مستودع أو حصة فيه، لا تتوقفون عند البضاعة. فهناك الرافعات والرفوف وأجهزة المسح والمبرّدات وربما شاحنات، وكلها مدرجة في سجل الأصول بقيمة تدخل في حساب السعر. لكن السجل مجرد قائمة، ولا يقول لكم إن كان الأصل موجودًا، وإن كان يعمل، وإن كان ملكًا للشركة، وإن كان خاليًا من أي التزام عليه. ومراجعة ذلك في الموقع أسهل من اكتشافه بعد التوقيع، وهي عمل بسيط إذا اتبعتم طريقة منظمة.
أربعة أسئلة عن كل أصل
اطرحوا على كل أصل في السجل الأسئلة نفسها:
- هل هو موجود؟ في المكان المسجَّل وبالرقم المسجَّل.
- هل يعمل؟ بحالة تتفق مع ما يقوله السجل عن عمره وقيمته.
- هل هو ملك الشركة؟ أم مؤجَّر، أم معار، أم يخص المورّد أو المشغّل.
- هل هو خالٍ من الأعباء؟ أم مرهون لتمويل، أو عليه حق لجهة أخرى.
الأسئلة الأولى والثانية يجيب عنها الفريق على الأرضية. أما الثالث والرابع فتحتاجان إلى مستندات ومستشار، وسيأتي الحديث عنهما بعد قليل.
مطابقة السجل بالأرضية
خذوا السجل، وقارنوه بالواقع في اتجاهين. الاتجاه الأول من السجل إلى الأرضية: لكل أصل ابحثوا عن رقم الجرد أو الرقم التسلسلي أو لوحة المركبة، وصوّروا اللوحة المثبتة عليه، وسجّلوا الموقع. والأصل الذي لا يُعثر عليه يُسجَّل «غير موجود» لا «لم نجده بعد». والاتجاه الثاني من الأرضية إلى السجل: امشوا في المستودع وسجّلوا كل أصل لا اسم له في القائمة. فقد تجدون رافعة ليست في السجل لأنها تخص المورّد، أو معدات أُدخلت إلى الموقع دون قيد. وكلا الاتجاهين ضروري، لأن الأول يكشف النقص، والثاني يكشف ما ليس لكم.
الحالة والتشغيل
سجلوا ما يمكن رؤيته دون أن تدّعوا خبرة فنية. ففي الرافعة سجلوا قراءة عداد ساعات التشغيل، وحالة الشوكات والإطارات والبطارية، وشغّلوها بحضور السائق إن أمكن. وفي الرفوف عدّوا الوحدات والمستويات، وانظروا إلى الأعمدة المنبعجة والعوارض غير المثبتة، وإلى اللوحات التي تبيّن الحمولة المسموحة. وفي الأجهزة تأكدوا من أنها تعمل. واطلبوا سجلات الصيانة، وسجّلوا العمر التقريبي لكل أصل وتاريخ آخر صيانة له، فأصل عمره عشرون سنة وقيمته الدفترية مرتفعة يستحق سؤالًا. أما الفحص الفني الشامل أو شهادة السلامة فمن اختصاص مهندس، ولا يحل محله تقرير عدّ.
الملكية والرهن
اطلبوا لكل أصل كبير مستند اقتنائه: فاتورة الشراء، أو عقد الإيجار التمويلي، أو مستند تسجيل المركبة. وسجلوا ما يظهر على الأصل نفسه، كلوحة تفيد بأنه ملك جهة تمويل. أما التحقق من وجود رهن أو حق للغير فيجريه مستشاركم القانوني عبر القنوات المختصة، وليس من عمل فريق العدّ. والفريق يقدم لمستشاركم ما ظهر على الأرضية: أن عشرة أصول عليها ملصق تأجير مثلًا، فيعرف أين يبحث. وإذا كان الأصل مؤجَّرًا فاسألوا هل ينتقل عقد الإيجار إلى المشتري، وبأي شروط.
مثال تطبيقي (أرقام افتراضية)
يضم سجل الأصول 25 بندًا قيمتها الدفترية 180,000 دولار. وبعد المطابقة يتبين ما يأتي:
- 21 بندًا موجودة وتعمل.
- بندان غير موجودين، قيمتهما 14,000 دولار.
- بند موجود لكنه معطل، وقيمته 6,000 دولار.
- بند موجود وعليه لوحة شركة تأجير، وقيمته 22,000 دولار، فهو ليس ملكًا للشركة.
الأصول المعرّضة للشك تبلغ 42,000 دولار، أي نحو 23 بالمئة من القيمة الدفترية. وفي الاتجاه المعاكس وُجدت رافعتان لا ذكر لهما في السجل، وتبين أنهما تخصان المورّد، فلا تُحسبان للشركة. وهكذا تتغير صورة الصفقة قبل التوقيع.
الخلاصة
اسألوا عن كل أصل: هل هو موجود، وهل يعمل، وهل هو ملك الشركة، وهل هو خالٍ من الأعباء؟ وتجري WarehouseDepo المطابقة الميدانية بين سجل الأصول والأرضية: تعدّ الآليات والرفوف والأجهزة، وتصوّر اللوحات وحالتها، وتسلّم مستشاركم ما يحتاجه للتحقق من الملكية، وتحفظ الصور تحت أرقام الجرد نفسها ليسهل الرجوع إليها.