إعداد قائمة الأرصدة قبل العدّ: ما الذي يُستخرج من النظام
قائمة الأرصدة هي المقياس الذي يُقاس به العدّ كله. أي أعمدة تُستخرج من نظام المحاسبة أو الجدول الإلكتروني، ولماذا تُجمَّد نسخة منها قبل الزيارة.
قبل أن يدخل فريق العدّ المستودع بيوم أو يومين، يحتاج إلى وثيقة واحدة أكثر من أي وثيقة أخرى: قائمة الأرصدة. فهي المقياس الذي سيقاس به كل ما يُعدّ، وأي خلل فيها يتحول إلى فروقات وهمية في التقرير. وكثيرًا ما تُستخرج على عجل من نظام المحاسبة بأعمدة ناقصة، أو بمرشّحات لا يتذكرها أحد، أو في تاريخ غير واضح، ثم يُعدَّل بعضها بعد ذلك بالأيدي. وفيما يلي كيف تُجهَّز القائمة بحيث تخدم العدّ لا أن تربكه.
لماذا هي المقياس
يقارن العدّ بين ما على الرفوف وما في القائمة. فإذا كانت القائمة مأخوذة من الأمس والعدّ اليوم، أو كانت تجمع مستودعين في مستودع واحد، أو تكتب الكميات بالقطع بينما الرفوف تُعدّ بالكراتين، فلن تعرفوا هل الفرق في البضاعة أم في القائمة. لذلك تُعامَل القائمة معاملة أي مستند مهم: تاريخ ووقت، ومصدر معروف، ومالك مسؤول عنها.
الأعمدة التي تُستخرج
يخرج تقرير الأرصدة من برنامج المحاسبة، مثل 1C أو غيره، أو من جدول إلكتروني تحتفظون به. اطلبوا الأعمدة الآتية، أو ما يقابلها في نظامكم:
- رمز الصنف واسمه كما هو مكتوب في النظام، ومعه الاسم المكتوب على الملصق إن اختلف.
- وحدة القياس وعامل التحويل، مثل أن الكرتونة تساوي 12 قطعة.
- الدفعة وتاريخ الصلاحية حيث يلزم.
- الموقع في المستودع.
- الكمية عند اللحظة المحددة.
- الجهة المالكة: بضاعة الشركة أم بضاعة محفوظة لحساب غيرها.
- الحالة: متاح، أم محجوز، أم تالف.
- تاريخ آخر حركة، وهو ما يفيد في كشف الراكد.
- الباركود إن وُجد.
- سعر التكلفة إن قررتم إدراج القيمة، وإلا فاتركوه خارج النسخة التي يراها العدّادون.
جمّدوا نسخة قبل الزيارة
اسألوا المحاسب ثلاثة أسئلة قبل الاستخراج: أي مستودع أو رمز مستودع يشمله التقرير؟ وهل تُحسب البضاعة المحجوزة أو المرسلة ضمن الرصيد؟ وهل التاريخ المعتمد هو تاريخ المستند أم تاريخ التسجيل؟ فاختلاف الإجابة عن أي منها يغيّر الرصيد. وبعد أن تتأكدوا من القائمة، احفظوها نسخة لا تُعدَّل. صدّروها بصيغة جدول إلكتروني وبصيغة ثابتة أخرى، وأعطوا الملف اسمًا يتضمن التاريخ والساعة، وأرسلوه إلى الأطراف المعنية في وقت واحد. واكتبوا في أعلى الملف: اسم المستودع، وتاريخ الاستخراج ووقته، والمرشّحات المستخدمة، وعدد الصفوف، ومجموع الكميات. فإذا تغيّر الرقم لاحقًا عرفتم أن أحدًا عبث به. وأي حركة تقع بعد التجميد تُسجَّل في قائمة منفصلة ولا تُدخل في النسخة المجمدة.
نظّفوا قبل العدّ
لا تصلحوا الأرصدة في النسخة المجمدة، لكن افحصوا ما فيها وسجّلوا الملاحظات في ورقة جانبية. فهذه مشكلات تتكرر في القوائم:
- أصناف مكررة بأسماء أو رموز مختلفة.
- أرصدة سالبة، وتعني غالبًا أن صرفًا سُجّل قبل تسجيل الاستلام المقابل له.
- أرصدة صفرية لأصناف حدثت لها حركة حديثة.
- وحدات مختلطة في الصنف الواحد.
مثال افتراضي: قائمة من 3,200 سطر تتضمن 40 سطرًا مكررًا، و12 رصيدًا سالبًا، و85 صنفًا برصيد صفري وحركة في الأسبوع الأخير. إذا عُولجت هذه الملاحظات قبل الزيارة، فلن تظهر لاحقًا في التقرير كفروقات تستهلك أيامًا من التتبع.
عدّ أعمى أم مكشوف
قرّروا مسبقًا هل يرى العدّاد رصيد الدفاتر. في العدّ الأعمى لا يرى سوى الأصناف والمواقع، فيكتب ما يجده دون تأثر بالرقم المتوقع. وهذا يقلل التحيز، إذ يميل العدّاد إلى أن يرى ما يتوقعه. وبعد انتهاء العدّ تُقارن الأرقام، ويُعاد عدّ البنود المختلفة وحدها وقد صار الرصيد مكشوفًا. أما في العدّ المكشوف فيكون العمل أسرع لكنه أقل حيادية. ويحدد المالك الاختيار بحسب أهمية القرار، ويُسجَّل في ورقة الاتفاق على نطاق العمل.
الخلاصة
قائمة الأرصدة تُجهَّز بأعمدة كاملة، وتُجمَّد بتاريخ ووقت، وتُنظَّف ملاحظاتها قبل الزيارة، ويُقرَّر مسبقًا هل يراها العدّاد. وتتسلم WarehouseDepo القائمة من نظام المحاسبة أو من جداولكم، وتقابلها بالعدّ الفعلي، وتفسّر الفروقات بحسب الصنف والدفعة.